Encontrar el lugar perfecto para organizar tu evento, no es solo cuestión de aforo y presupuesto… va mucho más allá, sobre todo cuando quieres que el espacio aporte un valor diferencial al evento.
En “Espacio Wololó” sabemos por experiencia que “la elección del espacio es una de las decisiones más estratégicas a la hora de organizar un evento”.
Para ayudarte a definir al máximo tus necesidades y encontrar el espacio ideal para tu proyecto, nuestro equipo de producción de eventos, con más de 10 años de experiencia, quiere compartir contigo 8 claves esenciales para que tu elección sea un verdadero acierto:
La ubicación del espacio
Tanto por comodidad del asistente como por temas de logística, hay que tener muy en cuenta el emplazamiento donde vamos a realizar nuestro evento.
Por ello, a la hora de elegir el espacio, hay que valorar: si los asistentes llegarán en transporte público, en ese caso, pónselo fácil y elige un lugar bien comunicado, cerca de paradas de metro y autobús; si vienen en avión, busca un espacio cerca o con buena comunicación desde el aeropuerto, o, si vienen en su propio vehículo, asegúrate que resulte fácil aparcar en la zona.
El aforo
Elegir un lugar que se ajuste al número de asistentes suena fácil. Sin embargo, no pocas veces se organizan eventos en grandes en espacios para un grupo reducido de invitados.
Otras veces, en cambio, por limitaciones de las salas, se ajusta en exceso el número de invitados al aforo del espacio, sin tener en cuenta que podemos tener confirmaciones de asistencia de última hora que hagan que el aforo se supere.
Por esta razón, desde “Espacio Wololó” te recomendamos que, a la hora de elegir un espacio para tu evento, tu apuesta sea un lugar que sea flexible, diáfano, dinámico y versátil, que te permita adaptarte al número final de asistentes.
Equipamiento y servicios adicionales del espacio
A la hora de elegir un espacio de eventos, el equipo de “Espacio Wololó” te propone una máxima: “más vale prevenir que curar”. No te fijes solo en el precio del espacio, ten en cuenta el equipamiento y los servicios extra para que el presupuesto no se vaya por las nubes. Lo ideal será pedir un inventario de los elementos técnicos de que dispone el espacio.
Según el evento, tendremos que tener en cuenta los sistemas audiovisuales y de sonido, si el espacio dispone de wifi compartida, un elemento clave hoy en día para que los participantes puedan hacerse eco de la experiencia en las redes sociales, en directo, y compartirlo con sus seguidores.
Es importante también, saber si tiene zona de almacenaje, camerinos, si disponen de profesional técnico que te pueda ayudar en el montaje o durante el evento y un sin fin de detalles que serán claves para potenciar tu compañía, marca, producto o proyecto.
Buscando espacios sostenibles y accesibles
Por suerte, cada vez tenemos más presentes los factores medioambientales y sociales a la hora de realizar eventos. De hecho, si cumplimos con ciertos parámetros, el evento puede obtener el certificado de sostenibilidad. Algo que, sin duda, aportará valor a la Responsabilidad Social Corporativa (RSC) de tu marca o proyecto.
Para lograrlo, es vital encontrar