8 Tips imprescindibles para elegir bien el espacio de tu evento

Encontrar el espacio perfecto para organizar tu evento, no es solo cuestión de aforo y presupuesto… va mucho más allá, sobre todo cuando quieres que el espacio aporte un valor diferencial al evento.

En “Espacio Wololó” sabemos por experiencia que “la elección del espacio es una de las decisiones más estratégicas a la hora de organizar un evento”.

Para ayudarte a definir al máximo tus necesidades y encontrar el espacio ideal para tu proyecto, nuestro equipo de producción de eventos, con más de 10 años de experiencia, quiere compartir contigo 8 claves esenciales para que tu elección sea un verdadero acierto:

1. La ubicación

Tanto por comodidad del asistente como por temas de logística, hay que tener muy en cuenta el emplazamiento donde vamos a realizar nuestro evento.

Por ello, a la hora de elegir el espacio, hay que valorar: si los asistentes llegarán en transporte público, en ese caso, pónselo fácil y elige un lugar bien comunicado, cerca de paradas de metro y autobús; si vienen en avión, busca un espacio cerca o con buena comunicación desde el aeropuerto, o, si vienen en su propio vehículo, asegúrate que resulte fácil aparcar en la zona.

2. El aforo

Elegir un espacio que se ajuste al número de asistentes suena fácil. Sin embargo, no pocas veces se organizan eventos en grandes en espacios para un grupo reducido de invitados.

Otras veces, en cambio, por limitaciones de las salas, se ajusta en exceso el número de invitados al aforo del espacio, sin tener en cuenta que podemos tener confirmaciones de asistencia de última hora que hagan que el aforo se supere.

Por esta razón, desde “Espacio Wololó” te recomendamos que, a la hora de elegir un espacio para tu evento, tu apuesta sea un lugar que sea flexible, diáfano, dinámico y versátil, que te permita adaptarte al número final de asistentes.

3. Equipamiento y servicios adicionales

A la hora de elegir un espacio de eventos, el equipo de “Espacio Wololó” te propone una máxima: “más vale prevenir que curar”. No te fijes solo en el precio del espacio, ten en cuenta el equipamiento y los servicios extra para que el presupuesto no se vaya por las nubes. Lo ideal será pedir un inventario de los elementos técnicos de que dispone el espacio.

Según el evento, tendremos que tener en cuenta los sistemas audiovisuales y de sonido, si el espacio dispone de wifi compartida, un elemento clave hoy en día para que los participantes puedan hacerse eco de la experiencia en las redes sociales, en directo, y compartirlo con sus seguidores.

Es importante también, saber si tiene zona de almacenaje, camerinos, si disponen de profesional técnico que te pueda ayudar en el montaje o durante el evento y un sin fin de detalles que serán claves para potenciar tu compañía, marca, producto o proyecto.

4. Buscando espacios sostenibles y accesibles

Por suerte, cada vez tenemos más presentes los factores medioambientales y sociales a la hora de realizar eventos. De hecho, si cumplimos con ciertos parámetros, el evento puede obtener el certificado de sostenibilidad. Algo que, sin duda, aportará valor a la Responsabilidad Social Corporativa (RSC) de tu marca o proyecto.

Para lograrlo, es vital encontrar espacios que, en este sentido, nos aporten un valor añadido, por lo que deberemos buscar un espacio con sistemas de alta eficiencia energética. Por ejemplo, cisternas que economicen el agua, bombillas de bajo consumo que enciendan con el movimiento… además, de valorar que el espacio cuente con zonas adaptadas a personas con movilidad reducida).

5.  El Catering

En innumerables ocasiones, gran parte del éxito de un evento pasa por ofrecer un buen catering. De hecho, muchos espacios para eventos tienen su propio servicio de catering en exclusiva, que nos “obligan” a contratar.  No obstante, será el cliente quien tenga que pensar si el servicio encaja con nuestro evento o el catering que queremos ofrecer tiene unas características especiales a las cuales no podemos renunciar.

Por ello, deberíamos optar por un espacio donde nos permitan elegir o nos asesoren y ofrezcan un servicio personalizado, dependiendo de la temática del evento o la experiencia gastronómica que queremos que disfruten nuestros invitados… pero, recuerda, es fundamental que te ofrezcan la posibilidad de elegir.

6. El Parking

Si los invitados van a llegar con sus propios vehículos, no debemos olvidar reservar un área para que aparquen. En este sentido, un espacio que cuente con parking propio será una ventaja, ya que nos evitará las gestiones y costes de buscar y reservar otro parking privado.

7. Acceso de carga y descarga

Que el espacio tenga acceso a pie de calle, es aspecto esencial, ya que nos facilitará y agilizará enormemente las labores de montaje y desmontaje de nuestro evento y nos evitará gastos extras. Algo que se agradecerá si el tiempo que nos ofrecen de montaje es muy ajustado o implica un alto sobre coste.

8. Personalización del espacio

Un aspecto de lo más relevante y que nunca debemos dejar pasar por alto antes de reservar el espacio, es conocer la capacidad de personalización del espacio.

Para evitar posibles problemas, es importante tener claro desde el principio qué zonas y mobiliario podemos cambiar, decorar, quitar y poner a nuestro antojo, y qué zonas están protegidas.

Estas son solo algunas de las principales claves para que tu evento sea un verdadero éxito…

Pero si buscas que además el espacio que elijas sea un elemento diferenciador para convertir tu evento en una experiencia que recuerden para siempre, en “Espacio Wololó”, te ofrecemos asesoramiento personalizado, acompañándote desde el primer momento. 

Porque nos encanta cuidar hasta el más mínimo detalle… ayudarte y brindarte el mejor servicio, adaptado a tus necesidades y presupuesto.