En Espacio Wololó, queremos señalaros los diferentes puntos críticos o ‘pain points’ que se pueden presentar durante todo este proceso organizativo. ¿Quieres aprender cómo puedes identificarlos para así poder evitarlos?
Como coordinador de eventos debes estar preparado para organizar y supervisar múltiples tareas y hacer frente a los mencionados contratiempos. Dado que la responsabilidad recae principalmente en ti, debes tener previstos los inconvenientes más comunes, así como una estrategia de acción para anticiparte a ellos y poder evitarlos.
Debes aprender a gestionar bien el posible estrés que se puede generar a la hora de organizar un evento. Ahora relájate y presta atención y de paso coge papel y boli, y toma nota para dominar los puntos clave para tener la seguridad que tu evento sea un “Happy Event»:
Pain points: ¿El dinero genera emociones?
Los eventos corporativos son una parte fundamental de la estrategia de marketing de toda empresa, por lo que es muy importante tener prevista una partida de presupuesto que poder dedicarle. El objetivo principal de estos actos es dejar una huella positiva el mayor tiempo posible en la mente de los asistentes, de forma que el producto, servicio o incluso la experiencia de marca nos emocione.
Para conseguirlo, es fundamental saber con qué presupuesto se cuenta y poder elegir los detalles con los que podremos contar para lograr optimizar todos nuestros recursos al máximo y así poder ofrecer una experiencia memorable.
En algunas ocasiones, los presupuestos están sujetos a posibles modificaciones, como cambios de última hora o imprevistos. Para evitar posibles confusiones, es aconsejable que tanto proveedores como clientes entiendan perfectamente en qué se basan las tarifas y qué servicios poseen un coste adicional.
Además, con un presupuesto estimado para cada elemento del evento, es recomendable valorar un porcentaje para posibles imprevistos de última hora.
Controla los tiempos
Una buena administración de nuestro tiempo facilitará el buen desarrollo de la organización del evento sin prisas u olvidos de detalles que quedaron en el aire. Para que todo fluya con normalidad, los plazos de entrega han de ser realistas. Ya que la tendencia de los últimos años ha sido su reducción drástica de meses a días. Este hecho ha provocado que mucha gente tenga que correr contrarreloj en una misión casi imposible. La inmediatez es un factor con el que siempre tenemos que contar, ya que suele ser uno de los causantes de la mayoría de los errores.
Asimismo, igual que nosotros debemos establecer unos plazos realistas, debemos empatizar con nuestros proveedores, ya que ellos también cuentan con sus tiempos de respuesta y plazos. Para cumplir con los tiempos establecidos, debemos contar con un plan de actuación basado en una base de datos con diferente