Aprende a construir tu próximo evento evitando los temidos ‘pain points’

En la organización de un evento se pueden presentar un sinfín de contratiempos que pueden llegar a convertirse en un verdadero quebradero de cabeza. En Espacio Wololó, queremos señalaros los diferentes puntos críticos o ‘pain points’ que se pueden presentar durante todo este proceso organizativo. ¿Quieres aprender cómo puedes identificarlos para así poder evitarlos?

Como coordinador de eventos debes estar preparado para organizar y supervisar múltiples tareas y hacer frente a los mencionados contratiempos. Dado que la responsabilidad recae principalmente en ti, debes tener previstos los inconvenientes más comunes, así como una estrategia de acción para anticiparte a ellos y poder evitarlos.

Debes aprender a gestionar bien el posible estrés que se puede generar a la hora de organizar un evento. Ahora relájate y presta atención y de paso coge papel y boli, y toma nota para dominar los puntos clave para tener la seguridad que tu evento sea un “Happy Event»:

¿El dinero genera emociones?

Los eventos corporativos son una parte fundamental de la estrategia de marketing de toda empresa, por lo que es muy importante tener prevista una partida de presupuesto que poder dedicarle. El objetivo principal de estos actos es dejar una huella positiva el mayor tiempo posible en la mente de los asistentes, de forma que el producto, servicio o incluso la experiencia de marca nos emocione.

Para conseguirlo, es fundamental saber con qué presupuesto se cuenta y poder elegir los detalles con los que podremos contar para lograr optimizar todos nuestros recursos al máximo y así poder ofrecer una experiencia memorable.

En algunas ocasiones, los presupuestos están sujetos a posibles modificaciones, como cambios de última hora o imprevistos. Para evitar posibles confusiones, es aconsejable que tanto proveedores como clientes entiendan perfectamente en qué se basan las tarifas y qué servicios poseen un coste adicional.

Además, con un presupuesto estimado para cada elemento del evento, es recomendable valorar un porcentaje para posibles imprevistos de última hora

Controla los tiempos

Una buena administración de nuestro tiempo facilitará el buen desarrollo de la organización del evento sin prisas u olvidos de detalles que quedaron en el aire. Para que todo fluya con normalidad, los plazos de entrega han de ser realistas, ya que la tendencia de los últimos años ha sido su reducción drástica de meses a días. Este hecho ha provocado que mucha gente tenga que correr contrarreloj en una misión casi imposible. La inmediatez es un factor con el que siempre tenemos que contar, ya que suele ser uno de los causantes de la mayoría de los errores.

Asimismo, igual que nosotros debemos establecer unos plazos realistas, debemos empatizar con nuestros proveedores, ya que ellos también cuentan con sus tiempos de respuesta y plazos. Para cumplir con los tiempos establecidos, debemos contar con un plan de actuación basado en una base de datos con diferentes contactos que ofrezcan servicios en plazos acordes con la urgencia de nuestro evento, pero sobre todo que cuenten con nuestra confianza y sepamos cómo trabajan y la calidad que ofrecen.

Todo gira alrededor del espacio del evento

Para encontrar el sitio ideal para tu evento hay que tener en cuenta varios factores como la ubicación, la accesibilidad, la capacidad que posee, etc. Sabiendo cuantos asistentes tendremos, habrá que consultar quienes demandan un medio de transporte para llegar al lugar.

Por ello, hay que tener claro las diferentes opciones de movilidad que nos ofrece el espacio de eventos o el tipo de evento en si mismo antes de elegirlo, así como tener en cuenta si dispone de parking, si esta bien comunicado con otros medios de transporte, autobuses, metro, etc.

En este sentido, Espacio Wololó ofrece una accesibilidad desde cualquier transporte público, así como autobús privado o coche particulares, ya que dispone de parking propio. Además, se encuentra a solo 12 minutos del aeropuerto Adolfo Suárez Madrid-Barajas, ideal para asistentes procedentes de distintos puntos del país o el mundo.

En relación con el apartado anterior, hay que establecer los horarios de recogida, contando con un margen de demora que te permita unos minutos de espera por si el evento se alarga más del tiempo establecido.

Por otro lado, uno de los ‘pain points’ que tenemos que prever principalmente es el clima. Frente a sus posibles cambios debemos contar con una alternativa que nos permita modificar el espacio con la menor cantidad de variaciones. Por ello, es importante que el espacio de eventos ofrezca la posibilidad de desarrollar el evento bien al aire libre o bien cubierto, lo que aporta un plus de versatilidad al espacio que elijas.

Comunícate con los asistentes

Un evento tiene como finalidad la exhibición de nuevas ideas, la presentación de nuevos productos,  dar una conferencia, realizar una jornada de formación… o a generar networking para animar a crear nuevos contactos o conversaciones interesantes, que solo serán posibles si los asistentes disponen de los medios necesarios.

Partiendo de esta base, el espacio de evento que elijas debe contar con las herramientas necesarias para facilitar la interacción, tanto entre los asistentes como con los organizadores y moderadores.

Debido al aumento del uso de teléfonos inteligentes, es más común contar con aplicaciones que faciliten la comunicación durante los eventos. Hoy en día ya se disponen de apps que funcionan como canales de comunicación que podemos clasificar por temas, pudiendo crear redes que, en tiempo real, muestren actualizaciones de los asistentes sobre sus impresiones, dudas o aportaciones o incluso la votación de los temas que desean que se incluya en la conversación.

Por ejemplo, imagina que aplicamos este método de comunicación digital en Wololó: gracias a las múltiples pantallas repartidas por el espacio los asistentes podrán leer todo lo que se dice sobre el evento desde diferentes puntos de la sala.

Con todo esto, lo que está claro es que la previsión facilita cualquier trabajo. Acompañada de una buena organización, podremos evitar posibles inconvenientes. Recoge todo lo aprendido tras un evento en un documento al que puedas acudir la próxima vez.

En Espacio Wololó prevemos todas las necesidades que puedas tener para cualquier tipo de evento gracias a la información que recopilamos día a día.