El término ‘meeting design’ es una tendencia que lleva tiempo ganando terreno en el ámbito de la organización de eventos. ¿Sabes en qué consiste?
El Meeting Design es una técnica de organización de eventos que pretende aportar un valor añadido especial a cada uno de los eventos mediante la combinación del contenido del mensaje principal a transmitir, el espacio en el que se desarrolla el evento, el formato del mismo, los speakers o ponentes que van a intervenir y demás elementos que intervienen en este tipo de actos.
En definitiva, se trata de jugar con todos los elementos para lograr conseguir no solo que las necesidades y expectativas de los asistentes queden cubiertas. Sino que sientan que el tiempo que han invertido en asistir a nuestro evento es una excelente inversión por las novedades que han descubierto. Por el conocimiento que han adquirido, por las personas relevantes que han conocido o por el networking que han generado.
Desde Espacio Wololó te contamos algunos aspectos para que tus próximos eventos sean diferentes y que los asistentes se sorprendan positivamente por encontrarse con algo diferente a la idea preconcebida que tenían antes de asistir.
Pero antes de todo debes saber que, “todo es mejor con una buena definición”
El ‘meeting design’ es un proceso estructurado cuyo objetivo es realizar eventos más eficaces a la hora de conseguir resultados. Esta metodología de trabajo innova teniendo en cuenta la opinión, necesidades y expectativas de los asistentes a la hora de realizar los contenidos. Innovando en todos los procesos antes, durante y después del evento.
Este procedimiento está claro que no deja de lado los objetivos de los promotores del evento (meeting owners), y tiene como máxima premisa diseñar eventos que puedan aportar un mayor valor añadido a todas las personas de interés implicadas. También tienes que ser consciente de que si eres capaz de imaginártelo, se puede crear.
‘Event Canvas’: el lienzo sobre el que pintar nuestras ideas
Este nuevo concepto hace referencia al lienzo que se tendrá que definir con el cliente antes incluso de realizar el briefing, que se creará de forma más completa y estratégica. Para poner en práctica este concepto se llevarán a cabo tres fases:
- El cambio: identificando aquel que el evento tiene que producir.
- El marco: si no se define en qué se debe enmarcar el evento, entonces lo que se diseña es meramente arte, pero no estrategia.
- El diseño: utilizando las herramientas y conocimientos que se explicaran en el siguiente apartado.
El concepto surgió a raíz de uno de los principales problemas a la hora de organizar un evento: la prioridad de la logística frente a la de la comunicación. Por esta razón, se propone dividir la organización entre organizadores de logística/producción y organizadores del diseño.
Detrás de todo proceso para crear un evento hay un profesional: el meeting designer
Los diseñadores de eventos son los profesionales encargados de concentrar todo el contenido, el propósito que se quiere alcanzar y las expectativas de los participantes en un evento atractivo y eficaz, pero sobre todo, orientado a los objetivos de los organizadores del evento o meeting owners.
Para ello los meeting designers deben ser el punto de referencia que persiga el beneficio tanto de los asistentes como de la empresa organizadora, prestando especial atención a tres aspectos: el contenido del mensaje principal a transmitir, el espacio en el que se desarrolla el evento y los speakers que intervienen en él.
Con una buena elección del contenido a comunicar, un espacio que favorezca el desarrollo del programa y una buena selección de speakers o dinamizadores, se conseguirá que tanto asistentes como organizadores salgan ganando en estas actividades.
Para lograr encontrar la forma de alcanzar estos aspectos claves en el éxito del evento, el meeting designer nunca debe perder estos 5 puntos de vista:
- ¿Cuáles son los objetivos tanto cuantitativos como cualitativos?
- ¿Qué estrategia se va a seguir para conseguirlos?
- ¿Cómo se va a desarrollar el evento? ¿Cómo se va desarrollar la experiencia que permita mantenerlo en el recuerdo de los asistentes?
- ¿Qué métodos y formatos originales se van emplear para lograrlo en cada una de las fases (pre, durante y post evento)?
- ¿Cómo puedo medir los resultados?
Abre tu mente e imagina tu evento ideal
Estos son algunos de los formatos de eventos diferentes que pueden surgir a la hora de aplicar la técnica de “Meeting Design” en el diseño de tu evento:
- Open Space Technology: es un formato de reunión donde no hay una agenda establecida y donde no hay ponentes. Se define un tema general y son los propios participantes los que van desarrollando el formato de la reunión, con la ayuda de un facilitador que no interviene activamente, solo se asegura de cumplir con los objetivos establecidos.
- Campfire: se tratan de sesiones con pocos participantes, sentados alrededor de un moderador con el fin de realizar pequeñas conversaciones, discusiones, debates, compartir historias y, en definitiva, aprender unos de otros. Una idea original sería, por ejemplo, usar la pantalla LED de más de 3m2 que dispone Espacio Wololó para simular una hoguera, al más puro estilo “campamento de verano”.
- Entrevista: formato en el que el ponente, en vez de dar una presentación, contesta a las preguntas de un moderador o facilitador.
Además, hay otros formatos como…
- Fishbowl: formato que consiste colocar en el centro 4 o 5 sillas, que son para las personas que debaten la temática de la sesión. Hay dos formatos: el cerrado, donde solo esas 4-5 personas debaten; o el abierto, en la que la discusión se amplia a todos los participantes. Para poder colaborar solo hay que sentarse en una de las sillas y exponer tu argumento sobre la temática.
- World Cafe: formato por el que la sala es diseñada como si fuera un café o un bar, con mesas para 4 o 5 personas máximo. El dinamizador lanza una temática, que se discute durante aproximadamente 20 minutos. Los asistentes cambian de mesa tras este tiempo y tratan la siguiente cuestión que lanza el moderador. Al final se ponen en común los resultados, usando de manera frecuente la visualización gráfica (mapa de conceptos) con las principales conclusiones tomadas.
- Pecha Kucha: más conocidas como las presentaciones 20×20. Este formato se basa en una presentación de 20 diapositivas a las que solo se les puede dedicar 20 segundos. Con una presentación de 6 minutos y medio aproximadamente, es imposible aburrirse. De esta manera el exponente se centra de una manera directa y sintetizada en los aspectos claves de la temática.Estos son solo algunos de los ejemplos de cómo a través del ‘meeting design’ puedes aportar mayor innovación a tus eventos. En Espacio Wololó ponemos a tu disposición a nuestro equipo de estrategia y creatividad y a nuestro personal de producción de eventos, que junto con nuestros expertos tecnológicos y de audiovisuales te ayudarán a combinar ideas para crear acciones integradas que generen una atmosfera para hacer de tu evento una experiencia única, memorable y de la que todo el mundo hable.
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