El término ‘meeting design’ es una tendencia que lleva tiempo ganando terreno en el ámbito de la organización de eventos. ¿Sabes en qué consiste?
El Meeting Design es una técnica de organización de eventos que pretende aportar un valor añadido especial a cada uno de los eventos mediante la combinación del contenido del mensaje principal a transmitir, el espacio en el que se desarrolla el evento, el formato del mismo, los speakers o ponentes que van a intervenir y demás elementos que intervienen en este tipo de actos.
En definitiva, se trata de jugar con todos los elementos para lograr conseguir no solo que las necesidades y expectativas de los asistentes queden cubiertas. Sino que sientan que el tiempo que han invertido en asistir a nuestro evento es una excelente inversión por las novedades que han descubierto. Por el conocimiento que han adquirido, por las personas relevantes que han conocido o por el networking que han generado.
Desde Espacio Wololó te contamos algunos aspectos para que tus próximos eventos sean diferentes y que los asistentes se sorprendan positivamente por encontrarse con algo diferente a la idea preconcebida que tenían antes de asistir.
Pero antes de todo debes saber que, “todo es mejor con una buena definición”
El ‘meeting design’ es un proceso estructurado cuyo objetivo es realizar eventos más eficaces a la hora de conseguir resultados. Esta metodología de trabajo innova teniendo en cuenta la opinión, necesidades y expectativas de los asistentes a la hora de realizar los contenidos. Innovando en todos los procesos antes, durante y después del evento.
Este procedimiento está claro que no deja de lado los objetivos de los promotores del evento (meeting owners), y tiene como máxima premisa diseñar eventos que puedan aportar un mayor valor añadido a todas las personas de interés implicadas. También tienes que ser consciente de que si eres capaz de imaginártelo, se puede crear.
‘Event Canvas’: el lienzo sobre el que pintar nuestras ideas
Este nuevo concepto hace referencia al lienzo que se tendrá que definir con el cliente antes incluso de realizar el briefing, que se creará de forma más completa y estratégica. Para poner en práctica este concepto se llevarán a cabo tres fases:
- El cambio: identificando aquel que el evento tiene que producir.
- El marco: si no se define en qué se debe enmarcar el evento, entonces lo que se diseña es meramente arte, pero no estrategia.
- El diseño: utilizando las herramientas y conocimientos que se explicaran en el siguiente apartado.
El concepto surgió a raíz de uno de los principales problemas a la hora de organizar un evento: la prioridad de la logística frente a la de la comunicación. Por esta razón, se propone dividir la organización entre organizadores de logística/producción y organizadores del diseño.
Detrás de todo proceso para crear un evento hay un profesional: el meeting designer
Los diseñadores de eventos son los profesionales encargados de concentrar todo el contenido, el propósito que se quiere alcanzar y las expectativas de los participantes en un evento atractivo y eficaz, pero sobre todo, orientado a los objetivos de los organizadores del evento o meeting owners.
Para ello los meeting designers deben ser el punto de referencia que persiga el beneficio tanto de los asistentes como de la empresa organizadora, prestando especial atención a tres aspectos: el contenido del mensaje principal a transmitir, el espacio en el que se desarrolla el evento y los speakers que intervienen en él.
Con una buena elección del contenido a comunicar, un espacio que favorezca el desarrollo del programa y una buena selección de speakers o